Datenschutzerklärung

Verantwortliche Stelle

TenderFlow GmbH
Kurt-Schumacher-Str. 31
33102 Paderborn
Deutschland
E-Mail: l.lammers [at] tenderflow.ai

1. Allgemeines

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Website und unseren Dienstleistungen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Internetseiten und unseres Kontaktformulars.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Zugriffsdaten und Hosting

Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten in Protokolldateien erhoben und gespeichert, ohne dass diese Daten unmittelbar auf Ihre Person bezogen werden:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
• Browsertyp und Betriebssystem
• Referrer-URL

Diese Daten dienen ausschließlich dem Zweck der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs und der Verbesserung unseres Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

2.2 Kontaktformular

Sie haben die Möglichkeit, über unser Kontaktformular mit uns in Verbindung zu treten. Dabei erfassen wir folgende Pflichtangaben:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Betreff
• Ihre Nachricht

Zweck der Verarbeitung: Beantwortung Ihrer Anfrage, Informations- und Marketingkommunikation zu unseren Dienstleistungen.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Durchführung eines Vertragsverhältnisses)
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für werbliche Zwecke

Mit dem Absenden des Kontaktformulars erklären Sie sich einverstanden, dass wir Sie zu Marketing- und Werbezwecken (z. B. Newsletter, Angebote zu Beratungsleistungen) per E-Mail kontaktieren dürfen. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen (siehe Abschnitt 6).

2.3 Ausschreibungs-Check

Auf unserer Seite „Ausschreibungs-Check“ können Sie per Formular eine Auswertung öffentlicher Ausschreibungen anfordern, die zu Ihrem Unternehmen passen. Dabei erfassen wir folgende Angaben:

• Name (Pflichtangabe)
• Firmen-Website (Pflichtangabe)
• Telefonnummer (Pflichtangabe)
• E-Mail-Adresse (Pflichtangabe)
• Ihre Anforderungen (freiwillige Angabe)
• Ihre Einwilligung in die Kontaktaufnahme (Pflichtangabe), gespeichert mit Zeitpunkt und Fassung des Einwilligungstextes

Zweck der Verarbeitung: Wir rufen Sie an und gleichen ab, was Ihr Unternehmen anbietet und in welcher Region Sie Aufträge annehmen. Danach senden wir Ihnen per E-Mail die passenden Ausschreibungen der letzten 18 Monate, die TenderFlow für Ihre Leistung gefunden hat, zu jeder Ausschreibung eine KI-Zusammenfassung. Anschließend melden wir uns per Telefon oder E-Mail zu unserem Angebot bei Ihnen. Zeitpunkt und Fassung Ihrer Einwilligung speichern wir, damit wir nachweisen können, wann Sie welchem Text zugestimmt haben. Einen Newsletter erhalten Sie über den Ausschreibungs-Check nicht.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die Kontaktaufnahme per Telefon und E-Mail zur Auswertung und zu unserem Angebot. Ihre Einwilligung erteilen Sie mit dem Haken im Formular; ohne Haken wird das Formular nicht abgesendet.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertragsverhältnisses) für die Erstellung und Zusendung der Auswertung, die Sie anfordern.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, per E-Mail an info [at] tenderflow.ai oder wie in Abschnitt 6 beschrieben.

Empfänger: Beim Absenden übermittelt Ihr Browser die Angaben direkt an unser Kundenmanagement-System HubSpot, in dem wir sie speichern und bearbeiten. Dabei erhält HubSpot technisch bedingt auch Ihre IP-Adresse sowie Adresse und Titel der Seite, von der die Anfrage kommt. Für das Formular wird kein HubSpot-Skript geladen und kein HubSpot-Cookie gesetzt. Unser Vertragspartner ist die HubSpot Germany GmbH (Kontaktadresse: HubSpot Ireland Limited, HubSpot House, One Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland). HubSpot verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (siehe Abschnitt 3). Eine Übermittlung an die HubSpot, Inc. in den USA ist möglich; sie ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Anfrage per E-Mail: Kann das Formular Ihre Anfrage nicht übermitteln, bietet Ihnen die Seite an, Name, Firmen-Website und Telefonnummer per E-Mail an info [at] tenderflow.ai zu schicken. Diese Angaben verarbeiten wir zu denselben Zwecken, mit einem Unterschied: Ohne den Haken im Formular erhalten Sie von uns nur die Auswertung; zu unserem Angebot melden wir uns erst, wenn Sie im Telefonat zugestimmt haben.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Angaben, solange es für die Auswertung und die Kommunikation dazu erforderlich ist, und darüber hinaus maximal drei Jahre zu Marketing- und Vertriebszwecken, sofern Sie nicht zuvor Ihre Einwilligung widerrufen. Den Nachweis Ihrer Einwilligung (Zeitpunkt und Fassung) bewahren wir nach einem Widerruf drei Jahre auf, damit wir nachweisen können, dass die Kontaktaufnahme vor dem Widerruf rechtmäßig war.

2.4 Cookies und Analysetools

Wir verwenden auf unserer Website Cookies, um die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen und das Nutzererlebnis zu verbessern. Einige Cookies sind technisch erforderlich, andere dienen der Analyse Ihres Surfverhaltens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Sie können die Speicherung von Cookies durch eine entsprechende Einstellung in Ihrem Browser verhindern; in diesem Fall können gegebenenfalls nicht alle Funktionen der Website genutzt werden.

Mithilfe von Google Analytics (sofern aktiv) werden pseudonymisiert Nutzungsprofile erstellt und Cookies verwendet. Die dabei erhobenen Daten (z. B. Besuchszeiten, Seitenaufrufe) werden nicht mit personenbezogenen Daten zusammengeführt. Mehr-/Weniger-Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google Analytics.

Google Ads Conversion-Messung: Wenn Sie in den Cookie-Einstellungen „Analyse“ und „Marketing & Termin-Buchung“ zulassen, geben wir in Google Consent Mode v2 die Werbe-Signale frei (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization). Google kann dann Cookies wie _gcl_au und _gcl_aw setzen und Nutzungsdaten, etwa den Klick auf eine unserer Anzeigen, Seitenaufrufe und eine Demo-Buchung, mit Google Ads verknüpfen. Wir nutzen das, um den Erfolg unserer Anzeigen zu messen. Google kann die Daten auch für personalisierte Werbung verwenden. Anbieter ist die Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich; sie ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer widerrufen; die Werbe-Signale sind dann wieder gesperrt.

3. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur,

• wenn Sie eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO),
• dies zur Abwicklung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO),
• wir rechtlich dazu verpflichtet sind (z. B. an Behörden; Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO),
• oder uns ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe berechtigt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Eine Datenweitergabe an Auftragsverarbeiter (z. B. Provider) erfolgt auf Basis eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Speicherdauer

Ihre über das Kontaktformular übermittelten Daten speichern wir, solange für die jeweilige Kommunikation erforderlich und darüber hinaus maximal drei Jahre zu Marketing- und Vertriebszwecken, sofern Sie nicht zuvor Ihre Einwilligung widerrufen. Protokolldaten (siehe 2.1) werden nach 30 Tagen gelöscht.

5. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) gegen die Verarbeitung im Rahmen berechtigter Interessen oder zu Werbezwecken

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an: l.lammers [at] tenderflow.ai

6. Widerrufsrecht

Sie können Ihre einmal erteilte Einwilligung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für Marketing- oder Newsletter-Zwecke jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Senden Sie Ihren Widerruf an: l.lammers [at] tenderflow.ai

7. Beschwerderecht

Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen).

8. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom 13. November 2026. Bei Weiterentwicklung unserer Website oder der gesetzlichen Rahmenbedingungen kann eine Aktualisierung notwendig werden. Wir empfehlen, sich die Datenschutzerklärung regelmäßig erneut durchzulesen.