35 Software-Craftsmen. Zwei Standorte in Bielefeld und Berlin. Jahrelange Erfahrung mit öffentlichen Ausschreibungen — und trotzdem ein echtes Problem: Die Suche selbst fraß zu viel Zeit. klose brothers wusste, dass relevante Aufträge da waren. Sie fanden sie nur nicht systematisch genug. Das änderte sich mit TenderFlow — und das Ergebnis ließ nicht lange auf sich warten.
Das Unternehmen: Software-Craftsmanship aus Bielefeld
Die klose brothers GmbH ist ein 2010 gegründetes Softwareunternehmen — entstanden als Ausgründung der Universität Paderborn durch die Brüder Martin und Jaroslaw Klose. Heute besteht das Team aus rund 35 Software-Craftsmen und Expert:innen für moderne Softwarearchitektur, agile Entwicklungsmethoden und Clean-Code-Engineering.
klose brothers arbeitet für KMU, große Mittelständler und DAX-Unternehmen — in Bereichen wie Healthcare, Automotive, Financial Software und Systemmodernisierung. Öffentliche Aufträge waren kein neues Terrain: Das Unternehmen hatte bereits Erfahrung mit dem Vergabeprozess und wusste, wie man ein konformes Angebot einreicht.
Das Problem: Wertvolle Zeit versickert in der Suche
Das Ausschreibungsmanagement bei klose brothers lief so ab wie bei den meisten IT-Unternehmen seiner Größe: manuell, auf wenigen Portalen, zeitintensiv.
- Recherche auf nur 2–3 Portalen, weil mehr zeitlich schlicht nicht möglich war
- Enormer Aufwand für das manuelle Sichten, Einschätzen und Strukturieren der gefundenen Ausschreibungen
- Viele Ausschreibungen mussten abgelehnt werden, weil geforderte Frameworks oder Zertifizierungen nicht rechtzeitig erkannt wurden
- Das Risiko, passende Projekte auf anderen Plattformen zu übersehen, war real — und bekannt
„Der größte Aufwand steckt nicht im Angebot, sondern in der Suche selbst."
Das bedeutete: Wertvolle Kapazität eines Sales-Mitarbeiters floss in Recherche statt in Kundenprojekte. klose brothers wusste, dass es passende Ausschreibungen gab — sie wurden nur nicht gefunden.
Die Lösung: Automatisiertes Monitoring statt manuelle Suche
Mit TenderFlow änderte sich der Prozess grundlegend. Statt manuell auf wenigen Portalen zu suchen, überwachte TenderFlow automatisch 150+ Vergabeportale und matchte relevante IT-Ausschreibungen auf das Kompetenzprofil von klose brothers.
Relevante Ausschreibungen, die sonst untergehen
TenderFlow identifizierte Ausschreibungen, die perfekt zu den technischen Fähigkeiten des Teams passten — darunter auch solche auf Plattformen, die klose brothers bisher nicht systematisch überwacht hatte.
KI-Zusammenfassungen für schnelle Entscheidungen
Statt komplette Vergabeunterlagen durchzuforsten, bekam das Team präzise Kernaussagen direkt an die Hand: geforderte Programmiersprachen, Frameworks, Zertifizierungen, K.O.-Kriterien. „Die Zusammenfassungen haben uns sofort geholfen einzuschätzen, ob sich ein Angebot lohnt."
Das Ergebnis: Jobcenter Dortmund — und mehr
Eine der von TenderFlow vorgeschlagenen Ausschreibungen war ein IT-Auftrag des Jobcenter Dortmund — passgenau zu den Kompetenzen von klose brothers. Das Team legte ein Angebot ein.
- Jobcenter Dortmund gewonnen: Sechsstelliges Auftragsvolumen — zwei Entwickler Vollzeit und eine Designerin im Projekt
- 2+ weitere Verfahren in der engeren Auswahl — Vergabestellen qualifizieren erst eine Gruppe geeigneter Unternehmen, bevor sie final entscheiden
- Massive Zeitersparnis: Was vorher Stunden dauerte, läuft jetzt in Minuten — deutlich weniger Suchaufwand, schnellerer Überblick, klarere interne Entscheidungen
„TenderFlow hat uns genau an dem Punkt entlastet, der am meisten Zeit verschlungen hat. Wir erhalten passende Ausschreibungen, klare technische Zusammenfassungen und sparen dadurch enorm viel Aufwand. Eine der Ausschreibungen haben wir direkt gewonnen."
Was andere IT-Unternehmen daraus mitnehmen können
Das Muster bei klose brothers ist kein Einzelfall. Es ist typisch für IT-Unternehmen mit Ausschreibungserfahrung, die ihr Volumen systematisch skalieren wollen: Die fachliche Kompetenz ist da. Der Engpass ist nicht Können — der Engpass ist Sichtbarkeit.
- Manuelle Suche auf wenigen Portalen ist kein Wettbewerbsvorteil — es ist ein struktureller Nachteil gegenüber Teams, die automatisiert überwachen
- Die meisten verlorenen Chancen sind keine verlorenen Aufträge — es sind Ausschreibungen, die nie gesehen wurden
- KI-Zusammenfassungen sparen nicht nur Zeit — sie verbessern die Teilnahmeentscheidung, weil K.O.-Kriterien sofort sichtbar sind
- Früher informiert = besser vorbereitet: Wer eine Ausschreibung früh findet, hat mehr Zeit für ein hochwertiges Angebot — und strukturell das bessere Ergebnis
Fazit: Das Problem war nie das Angebot
klose brothers konnte Ausschreibungen gewinnen, bevor sie TenderFlow nutzten. Aber sie gewannen nur die, die sie auch sahen. Das war das eigentliche Problem — und es ist lösbar.
Für hochqualifizierte IT-Teams, die bereits im öffentlichen Sektor aktiv sind, ist automatisiertes Monitoring kein Add-on. Es ist der Hebel, der bestehende Kompetenz in messbares Wachstum verwandelt.