Bundesbehörde, Landesministerium, Jobcenter — wer bei öffentlichen IT-Aufträgen mitbieten will, kommt an vier Buchstaben nicht vorbei: EVB-IT. Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für IT regeln, wie Verträge zwischen dem Staat und IT-Unternehmen strukturiert sein müssen. Wer sie nicht kennt, riskiert Angebotsausschluss oder unterschreibt Klauseln, die er später bereut. Dieser Leitfaden erklärt, was hinter den neun EVB-IT-Modulen steckt — und was IT-Unternehmen in der Praxis wirklich beachten müssen.
Was sind EVB-IT?
Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) sind standardisierte Vertragsmodule, die speziell für die IT-Beschaffung durch die öffentliche Verwaltung entwickelt wurden. Sie ergänzen — nicht ersetzen — das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und das Handelsgesetzbuch (HGB) und schaffen einen einheitlichen rechtlichen Rahmen für IT-Verträge mit dem Staat.
Entwickelt wurden die EVB-IT von der früheren Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik, heute werden sie vom Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) gepflegt und regelmäßig aktualisiert.
Für Bundesbehörden sind die EVB-IT verbindlich vorgeschrieben. Für Landes- und Kommunalbehörden gelten sie als Empfehlung — in der Praxis nutzen sie die meisten trotzdem.
Warum EVB-IT für IT-Unternehmen so entscheidend sind
Wer auf eine öffentliche IT-Ausschreibung bietet, bei der EVB-IT gefordert werden, muss diese im Angebot ausdrücklich akzeptieren. Fehlt die Akzeptiererklärung oder werden eigene AGB entgegen den EVB-IT eingereicht, droht der formale Ausschluss aus dem Verfahren — unabhängig davon, wie gut das fachliche Angebot ist.
EVB-IT akzeptieren bedeutet nicht, unterschreiben und vergessen. Es bedeutet: kennen, was man unterschreibt — und wo Nachverhandlungsspielraum besteht.
Die häufigsten Konsequenzen mangelhafter EVB-IT-Kenntnisse in der Praxis:
- Formaler Ausschluss: Angebot enthält keine Akzeptiererklärung → zwingender Ausschluss aus dem Verfahren
- SLA-Verpflichtungen ab Tag 1: Reaktionszeiten und Verfügbarkeiten gelten sofort nach Vertragsschluss
- Unerwartete Gewährleistungsfristen: EVB-IT sehen oft 24 Monate vor — statt der in Standard-AGB üblichen 12 Monate
- Haftungsrisiken: Spezifische Klauseln weichen von privatwirtschaftlichen AGB ab und können in der Nachkalkulation teuer werden
Die neun EVB-IT-Module im Überblick
Das EVB-IT-Regelwerk besteht aus neun spezialisierten Vertragsmodulen — je nach Art der IT-Leistung kommt ein anderes zur Anwendung:
- EVB-IT System: Komplexe IT-Systeme bestehend aus Hard- und Software inkl. Integration, Anpassung, Installation und Schulung. Das umfangreichste Modul — typisch für größere IT-Projekte.
- EVB-IT Systemlieferung: Reine Lieferung von Hard- und Software ohne Installations- oder Integrationsleistungen.
- EVB-IT Kauf: Einfacher Kauf von IT-Produkten ohne Dienstleistungsanteil.
- EVB-IT Überlassung Typ A: Nicht-exklusive Softwarelizenzierung ohne Quellcode-Zugang — der Standardfall für kommerzielle Software.
- EVB-IT Überlassung Typ B: Softwarelizenzierung mit erweitertem Nutzungsrecht, etwa zur Weiterentwicklung.
- EVB-IT Dienstleistung: IT-Beratung, Softwareentwicklung, Projektmanagement, Schulungen — alles, was keine Softwareüberlassung ist.
- EVB-IT Pflege S: Wartung und Pflege von Software (Updates, Bug-Fixes, Patches, Releasewechsel).
- EVB-IT Instandhaltung: Wartung, Inspektion und Reparatur von IT-Hardware.
- EVB-IT Planung: Konzept- und Planungsleistungen für IT-Infrastrukturprojekte.
In der Praxis sind EVB-IT System und EVB-IT Dienstleistung für die meisten IT-Unternehmen die relevantesten Module — sie decken den Großteil typischer IT-Projekte der öffentlichen Hand ab.
EVB-IT in der Ausschreibungspraxis: Was Bieter konkret tun müssen
Schritt 1 — Das richtige Modul identifizieren
Die Vergabeunterlagen geben vor, welches EVB-IT-Modul der Auftraggeber erwartet. Bei komplexen IT-Projekten können mehrere Module gleichzeitig relevant sein — etwa EVB-IT System für die Implementierung und EVB-IT Pflege S für die anschließende Wartung. Prüfen Sie die Unterlagen sorgfältig, bevor Sie mit der Angebotserstellung beginnen.
Schritt 2 — Akzeptieren oder abweichen?
Als Grundregel gilt: EVB-IT werden unverändert akzeptiert. Abweichungen werden als Nebenangebote gewertet oder führen zum Ausschluss. Eigene AGB haben gegenüber EVB-IT keine Geltung — auch wenn sie dem Angebot beigefügt werden.
Verhandlungsspielraum besteht bei den ergänzenden Besonderen Vertragsbedingungen (BVB), die der Auftraggeber individuell festlegt: Reaktionszeiten, Verfügbarkeits-SLAs, Projektlaufzeiten, Zahlungsmodalitäten. Hier lohnt sich die genaue Analyse.
Schritt 3 — SLA-Anforderungen realistisch kalkulieren
Die EVB-IT definieren Mindeststandards, die Bieter bei ihrer Kalkulation berücksichtigen müssen:
- Gewährleistungsfrist: Typischerweise 24 Monate (Standard-AGB vieler IT-Unternehmen: 12 Monate)
- Reaktionszeiten bei Störungen: Je nach Kritikalitätsstufe 2–8 Arbeitsstunden
- Verfügbarkeitsanforderungen: Häufig 99 % oder höher in definierten Betriebszeiten
- Formelle Abnahme-Prozeduren: Definierte Testphasen mit klaren Abnahmekriterien
Schritt 4 — DSGVO-Konformität prüfen
Die aktuellen EVB-IT enthalten bereits DSGVO-konforme Klauseln für die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bieter, die personenbezogene Daten im Auftrag der Behörde verarbeiten, müssen diese nicht separat aushandeln — die Regelungen sind Bestandteil des EVB-IT-Vertragswerks.
Die häufigsten Fehler beim Umgang mit EVB-IT
- EVB-IT ignorieren: Keine Akzeptiererklärung im Angebot → zwingender formaler Ausschluss
- Falsches Modul einreichen: EVB-IT Kauf statt EVB-IT System → formaler Fehler, häufig Ausschluss
- Eigene AGB beilegen: Kollidiert mit EVB-IT und führt zu rechtlichen Unklarheiten
- SLA-Anforderungen unterschätzen: Verpflichtungen aus den EVB-IT ohne ausreichende Kalkulation der Bereitstellungskosten akzeptieren
- Gewährleistungsfrist übersehen: 24 statt 12 Monate können die Gesamtkalkulation eines Projekts deutlich verändern
Fazit: EVB-IT sind kein Hindernis — sie sind die Spielregeln
IT-Unternehmen, die öffentliche Aufträge anstreben, kommen um die EVB-IT nicht herum. Die gute Nachricht: Wer die neun Module kennt, weiß sofort, was eine Ausschreibung fordert — und kann sein Angebot von Anfang an korrekt kalkulieren und rechtskonform strukturieren.
Das größte Risiko ist nicht, die EVB-IT zu akzeptieren. Das größte Risiko ist, sie nicht zu lesen.