Wie läuft eine öffentliche Ausschreibung ab?

Öffentliche Ausschreibungen wirken von außen undurchsichtig — tatsächlich folgen sie einem streng geregelten Ablauf, der für alle Beteiligten gleich ist und sich rechtlich überprüfen lässt. Genau darin liegt die Chance: Wer weiß, was in welcher Phase passiert und wo die Entscheidungen fallen, kann seinen Aufwand gezielt dort einsetzen, wo er zählt. Dieser Leitfaden führt Schritt für Schritt durch alle sechs Phasen — von der Vorbereitung bis zum Zuschlag, auf dem Rechtsstand nach dem Vergabebeschleunigungsgesetz, das am 1. Juli 2026 in Kraft getreten ist.

Die sechs Phasen einer öffentlichen Ausschreibung im Überblick

Jedes Vergabeverfahren durchläuft sechs Phasen. Die ersten beiden liegen beim Auftraggeber, ab Phase drei sind Sie als Bieter aktiv beteiligt:

1. Vorbereitung: Bedarfsermittlung, Schätzung des Auftragswerts, Entscheidung über die Losaufteilung, Wahl der Verfahrensart
2. Bekanntmachung: Veröffentlichung des Verfahrens samt Vergabeunterlagen
3. Angebotsphase: Unterlagen prüfen, Bieterfragen stellen, Angebot einreichen
4. Öffnung und Prüfung: Öffnung der Angebote und vier inhaltliche Prüfungen
5. Information und Wartefrist: Vorabinformation an unterlegene Bieter, Stillhaltefrist
6. Zuschlag: Vertragsschluss und Bekanntmachung des Ergebnisses

Phase 1: Vorbereitung beim Auftraggeber

Bevor überhaupt etwas veröffentlicht wird, legt die Vergabestelle die Weichen: Sie ermittelt den Bedarf, erstellt die Leistungsbeschreibung und schätzt den Auftragswert. Diese Schätzung entscheidet darüber, ob europaweit oder national ausgeschrieben wird — und damit über das gesamte Regelwerk des Verfahrens. Welche Wertgrenzen dabei gelten, zeigt der Beitrag Vergabe-Schwellenwerte 2026.

In dieser Phase fällt auch die Wahl der Verfahrensart. § 14 Abs. 1 VgV zählt fünf auf: offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog und Innovationspartnerschaft. Zwischen offenem und nicht offenem Verfahren kann der Auftraggeber nach seiner Wahl entscheiden (§ 14 Abs. 2 VgV). Worin sich die Arten unterscheiden, erklärt der Beitrag Vergabeverfahren erklärt.

Losaufteilung: der wichtigste Zugangshebel für den Mittelstand

Hier entscheidet sich, ob ein Auftrag überhaupt in Ihrer Größenordnung zu haben ist. Der Grundsatz steht seit dem 1. Juli 2026 in einer eigenen Norm: Nach § 97a Abs. 1 GWB sind Leistungen in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Zusammen vergeben werden dürfen sie nur, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§ 97a Abs. 2 GWB).

Neu hinzugekommen ist eine Ausnahme aus zeitlichen Gründen für bestimmte Infrastrukturvorhaben (§ 97a Abs. 3 GWB). Die Bundesregierung muss bis zum 30. September 2027 über die Auswirkungen berichten (§ 97a Abs. 6 GWB).

Zwei praktische Folgen. Erstens eine Aktualitätsprüfung für Ihre eigenen Unterlagen: Wer die Losvergabe noch unter § 97 Abs. 4 GWB zitiert, arbeitet mit einem überholten Stand — dort steht seit Juli 2026 nur noch, dass mittelständische Interessen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen sind. Zweitens: Ob und wie ein Auftrag in Lose aufgeteilt wurde, steht in der Bekanntmachung. Halten Sie die Bündelung für unzulässig, ist das ein aus der Bekanntmachung erkennbarer Verstoß — und der ist nur bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist rügefähig (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 und 3 GWB). Nach der Angebotsabgabe ist dieser Hebel weg.

Für Bieter ist außerdem die Markterkundung interessant. Auftraggeber dürfen vor einem Verfahren den Markt sondieren, um realistische Anforderungen zu formulieren — auch elektronisch (§ 28 VgV). Seit der Reform 2026 darf die Markterkundung ausdrücklich auch soziale, umweltbezogene sowie Qualitäts- und Innovationsaspekte einbeziehen. Wer hier sichtbar ist, kann Anforderungen mitprägen, lange bevor die Ausschreibung erscheint.

Die Teilnahme an einer Markterkundung schließt Sie vom späteren Verfahren nicht automatisch aus. Der Auftraggeber muss zunächst angemessene Maßnahmen ergreifen, damit der Wettbewerb durch die Teilnahme nicht verzerrt wird (§ 7 Abs. 1 VgV), und dem vorbefassten Unternehmen Gelegenheit geben nachzuweisen, dass seine Beteiligung den Wettbewerb nicht verzerren kann (§ 7 Abs. 3 VgV). Ein Ausschluss kommt nur in Betracht, wenn sich die Wettbewerbsverzerrung nicht durch weniger einschneidende Maßnahmen beseitigen lässt (§ 124 Abs. 1 Nr. 6 GWB).

Phase 2: Bekanntmachung

Mit der Veröffentlichung startet das Verfahren offiziell. Wo bekannt gemacht wird, hängt vom Auftragswert ab: Oberhalb der EU-Schwellenwerte übermittelt der Auftraggeber die Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union über den Datenservice Öffentlicher Einkauf (§ 39 Abs. 1 VgV), Veröffentlichungsort ist TED, das Format ist eForms. Unterhalb der Schwellenwerte genügt eine nationale oder regionale Bekanntmachung.

Daraus folgt eine zeitliche Besonderheit, die in der Praxis oft unterschätzt wird: Auf nationaler Ebene dürfen Bekanntmachungen erst veröffentlicht werden, nachdem das Amt für Veröffentlichungen sie veröffentlicht hat — oder 48 Stunden nach der Bestätigung über den Eingang der Bekanntmachung (§ 40 VgV). Wer ausschließlich nationale Portale beobachtet, sieht europaweite Verfahren also systematisch später.

Hinzu kommt die Streuung: Einen zentralen Ort, an dem alle deutschen Verfahren stehen, gibt es nicht. Oberschwelliges läuft über TED und den Datenservice Öffentlicher Einkauf, unterschwellige Verfahren über eine Vielzahl weiterer Vergabeplattformen — darunter evergabe.de, der DTVP und der Vergabemarktplatz NRW. Jede dieser Plattformen zeigt genau die Verfahren, die auf ihr veröffentlicht wurden. Wer nur eine davon beobachtet, sieht einen Ausschnitt — wie sich die Quellen über EU-, Bundes-, Landes- und Kommunalebene verteilen, zeigt der Beitrag öffentliche Ausschreibungen finden.

Die Bekanntmachung enthält, was Sie für eine erste Einschätzung brauchen: Auftraggeber, Leistungsgegenstand, CPV-Code, geschätztes Volumen, Verfahrensart, Fristen, Eignungsanforderungen, Losaufteilung und die Zuschlagskriterien. Deren Gewichtung muss spätestens in den Vergabeunterlagen offengelegt sein (§ 127 Abs. 5 GWB, § 58 Abs. 3 VgV); in der Bekanntmachung selbst steht sie nicht immer. Genau hier entscheidet sich, ob eine Teilnahme realistisch ist.

Die Wertungsmatrix steht spätestens in den Vergabeunterlagen. Sie ist keine Formalie — sie ist die Bauanleitung für das Gewinnerangebot.

Die Wertungsmatrix richtig lesen

§ 58 Abs. 3 VgV verlangt vom Auftraggeber die Angabe, wie er die einzelnen Zuschlagskriterien gewichtet. Zulässig sind eine prozentuale Gewichtung oder Spannen; eine bloße absteigende Rangfolge darf er nur angeben, wenn eine Gewichtung objektiv nicht möglich ist. Seit 2026 nennt § 58 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 VgV zusätzlich Aspekte der digitalen Souveränität als zulässiges Qualitätskriterium.

Rechnen Sie die Matrix durch, bevor Sie kalkulieren. Ein Beispiel: Bei einer Gewichtung von 70 % Preis zu 30 % Qualität gewinnt ein anderes Angebot als bei 40 % zu 60 % — obwohl der Leistungsgegenstand derselbe ist. Wie Sie daraus ein Angebot bauen, das die Matrix bedient, beschreibt der Beitrag Angebote für öffentliche Ausschreibungen erstellen.

Phase 3: Angebotsphase — Fristen, Bieterfragen, Angebotsabgabe

Jetzt sind Sie am Zug. Die Angebotsfristen sind gesetzlich geregelt und geben den Takt vor:

• Offenes Verfahren: mindestens 35 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung (§ 15 Abs. 2 VgV). Akzeptiert der Auftraggeber die elektronische Übermittlung der Angebote, kann er die Frist um fünf Tage auf 30 Tage verkürzen (§ 15 Abs. 4 VgV). Macht eine hinreichend begründete Dringlichkeit die reguläre Frist unmöglich, darf die Frist 15 Tage nicht unterschreiten (§ 15 Abs. 3 VgV).
• Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb: mindestens 30 Tage für den Teilnahmeantrag (§ 17 Abs. 2 VgV) und mindestens 30 Tage für das Erstangebot (§ 17 Abs. 6 VgV); bei akzeptierter elektronischer Übermittlung kann die Angebotsfrist um fünf Tage auf 25 Tage verkürzt werden (§ 17 Abs. 9 VgV).
• Unterschwellenbereich: keine starren Mindestfristen in Tagen — die Fristen müssen angemessen sein, und bei wesentlichen Änderungen der Unterlagen besteht eine Verlängerungspflicht (§ 13 UVgO). Die UVgO gilt allerdings nur dort, wo Bund oder Land sie durch Anwendungsbefehl in Kraft gesetzt haben.

Bieterfragen: die Sechs-Tage-Grenze des § 20 Abs. 3 VgV

Das wichtigste Instrument dieser Phase sind die Bieterfragen. Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung, widersprüchliche Anlagen, unrealistische Anforderungen: All das können Sie über die Vergabeplattform ansprechen. Die Antwort geht an alle am Verfahren beteiligten Unternehmen und wird Bestandteil der Vergabeunterlagen — das folgt aus dem Gleichbehandlungsgrundsatz (§ 97 Abs. 2 GWB) und § 20 VgV.

Für den Zeitpunkt Ihrer Frage gibt es eine harte Zahl: Stellt der Auftraggeber zusätzliche Informationen trotz rechtzeitiger Anforderung nicht spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist zur Verfügung, muss er die Angebotsfrist verlängern (§ 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV); im beschleunigten Verfahren sind es vier Tage. Wer zwei Tage vor Abgabe fragt, hat diesen Hebel nicht mehr.

• Fragen Sie früh genug, dass die Sechs-Tage-Grenze noch greifen kann.
• Verfolgen Sie alle Antworten und Änderungsmitteilungen. In der Praxis benachrichtigen Vergabeplattformen häufig nur registrierte Interessenten; wer die Unterlagen anonym heruntergeladen hat, kalkuliert womöglich auf einem überholten Stand. Das ist ein Erfahrungswert, keine gesetzliche Vorgabe — maßgeblich sind die Bedingungen der jeweiligen Plattform.

Eine strategische Randnotiz: Ihre Frage wird, meist anonymisiert, dem gesamten Bieterkreis zugänglich gemacht. Sehr spezifische Fragen können Wettbewerbern also verraten, worauf Sie Ihr Angebot aufbauen. Fragen Sie, was Sie zur Kalkulation brauchen — nicht mehr.

Wenn Sie die Eignungsanforderungen allein nicht erfüllen, kennt die VgV zwei Instrumente: die Bietergemeinschaft (§ 43 VgV) und die Eignungsleihe (§ 47 VgV). Welche Nachweise dafür verlangt werden, steht in den Vergabeunterlagen des jeweiligen Verfahrens.

Phase 4: Angebotsöffnung und Prüfung der Angebote

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die Angebote geöffnet und dokumentiert. In Verfahren nach der VgV geschieht das an einem Termin unverzüglich nach Fristablauf, und Bieter sind dabei nicht zugelassen (§ 55 Abs. 2 VgV). Grundsätzlich öffnen zwei Vertreter des Auftraggebers gemeinsam; bei elektronisch eingereichten Angeboten entfällt dieses Vier-Augen-Prinzip, sofern technisch sichergestellt ist, dass die Angebote dauerhaft vollständig und unverändert verfügbar sind. Das ist eine der Neuerungen von 2026.

Anschließend prüft die Vergabestelle vier Dinge:

1. Formale Prüfung: Ist das Angebot fristgerecht eingegangen? Sind alle geforderten Unterlagen und Erklärungen enthalten? Wurde die vorgeschriebene Form gewahrt? Wurden die Vergabeunterlagen unverändert übernommen?
2. Eignungsprüfung: Erfüllt das Unternehmen die Anforderungen an Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit? Liegen Ausschlussgründe nach den §§ 123, 124 GWB vor?
3. Preisprüfung: Erscheinen Preis oder Kosten im Verhältnis zur Leistung ungewöhnlich niedrig, verlangt der Auftraggeber Aufklärung (§ 60 Abs. 1 VgV). Kann der Bieter die Kalkulation nicht zufriedenstellend erklären, soll der Zuschlag auf dieses Angebot abgelehnt werden (§ 60 Abs. 3 VgV).
4. Wirtschaftlichkeitswertung: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt, bestimmt nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 Abs. 1 GWB) — anhand der Kriterien und der Gewichtung, die vorher bekannt gemacht wurden (§ 127 Abs. 5 GWB).

Diese vier Prüfungen finden in jedem Verfahren statt. Ihre Reihenfolge hat sich im offenen Verfahren allerdings seit Juli 2026 geändert — dazu gleich mehr.

Die formale Prüfung ist erfahrungsgemäß die Stelle, an der vermeidbare Fehler entstehen; belastbare Zahlen dazu erhebt keine amtliche Statistik. Ganz so unerbittlich, wie es oft dargestellt wird, ist sie aber nicht: Der Auftraggeber darf fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern und dafür eine angemessene, nach dem Kalender bestimmte Frist setzen (§ 56 VgV). Die 2026 neu gefasste Regelung soll gerade verhindern, dass Unternehmen wegen Formfehlern vorschnell ausscheiden. Verlassen sollten Sie sich darauf trotzdem nicht: Preisangaben sind von der Nachforderung grundsätzlich ausgenommen, und ob nachgefordert wird, entscheidet der Auftraggeber.

Neu seit Juli 2026: erst das Angebot, dann die Eignung

Das Vergabebeschleunigungsgesetz hat die Reihenfolge umgedreht. Im offenen Verfahren prüft der Auftraggeber die Angebote jetzt im Regelfall vor der Eignung (§ 42 Abs. 4 VgV); abweichen darf er nur, soweit ein erhöhter Aufwand oder sonstige verfahrensbezogene Gründe entgegenstehen. In den übrigen Verfahrensarten bleibt es bei der bisherigen Reihenfolge.

Parallel gilt ein zweistufiges Nachweisverfahren. Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen soll durch Eigenerklärungen erfolgen (§ 122 Abs. 3 Satz 1 GWB); darüber hinausgehende Unterlagen sollen nur von aussichtsreichen Bewerbern oder Bietern verlangt werden (§ 122 Abs. 3 Satz 2 GWB). Wann der Auftraggeber sie anfordern darf, regelt § 48 Abs. 2 VgV: erst nach einer vorläufigen Prüfung der Teilnahmeanträge bzw. der Angebote, mit einer angemessenen Frist zur Einreichung. Wird diese Frist versäumt, gelten die §§ 56 und 57 VgV entsprechend.

Für Bieter ist das eine spürbare Entlastung. Die Gesetzesbegründung beziffert den durchschnittlichen Zeitaufwand allein für die Angaben zu den Eignungsnachweisen auf etwa 30 Minuten und weist zugleich darauf hin, dass er je nach Verfahren sehr stark schwanken kann (BT-Drs. 21/1934). Die Entlastung hat eine Bedingung: Dem Auftraggeber steht es frei, den Kreis der aussichtsreichen Unternehmen klein zu halten und im offenen Verfahren auch nur das aussichtsreichste Unternehmen zur Einreichung der weiteren Unterlagen aufzufordern. Wer dort landet, muss die Nachweise kurzfristig liefern können. Die Vorbereitung verschwindet also nicht, sie wird nur seltener abgerufen.

Eignungskriterien müssen verhältnismäßig sein

Für die Eignungsprüfung gibt es eine Grenze, die für kleinere Anbieter wichtig ist: Eignungskriterien und Eignungsnachweise müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und zu diesem sowie dem Auftragswert in einem angemessenen Verhältnis stehen (§ 122 Abs. 4 GWB). Seit 2026 kommt § 42 Abs. 2 VgV hinzu — bei der Auswahl der Eignungskriterien und Eignungsnachweise sind die besonderen Umstände von jungen sowie kleinen und mittleren Unternehmen angemessen zu berücksichtigen.

Überzogene Umsatz- oder Referenzanforderungen können damit angreifbar sein. Weil sie aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, gilt für sie die kurze Rügefrist: bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 und 3 GWB).

Phase 5: Vorabinformation und Wartefrist nach § 134 GWB

Steht der Gewinner fest, darf der Auftraggeber oberhalb der EU-Schwellenwerte nicht sofort zuschlagen. Nach § 134 Abs. 1 GWB muss er die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, zunächst unverzüglich in Textform informieren — über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses.

Danach läuft die Wartefrist. Sie beginnt am Tag nach der Absendung der Information (§ 134 Abs. 2 Satz 3 GWB):

• 15 Kalendertage nach Absendung der Information (§ 134 Abs. 2 Satz 1 GWB)
• 10 Kalendertage, wenn die Information elektronisch oder per Fax versendet wurde (§ 134 Abs. 2 Satz 2 GWB)

Diese Frist ist kein Formalismus, sondern Ihr Zeitfenster für Rechtsschutz: Nur solange der Zuschlag noch nicht erteilt ist, lässt sich der Vertragsschluss über ein Nachprüfungsverfahren aufhalten.

Ein trotz laufender Wartefrist geschlossener Vertrag kann von Anfang an unwirksam sein — automatisch geschieht das jedoch nicht. Die Unwirksamkeit setzt voraus, dass der Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt wird, und sie muss innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber geltend gemacht werden, längstens sechs Monate nach Vertragsschluss (§ 135 GWB). Danach ist die Feststellung unstatthaft.

Gibt es keinen unterlegenen Bieter, etwa weil nur ein einziges Angebot eingegangen ist, greift die Informationspflicht nach ihrem Wortlaut nicht — und damit entfällt auch die Wartefrist. Wurden dagegen zuvor Bieter oder Bewerber ausgeschlossen, bleibt die Informationspflicht ihnen gegenüber bestehen.

Phase 6: Zuschlag, Bindefrist und Vertragsschluss

Mit dem Zuschlag kommt der Vertrag zustande — juristisch ist der Zuschlag die Annahme Ihres Angebots. Im offenen Verfahren darf der Auftraggeber nur Aufklärung über das Angebot oder die Eignung verlangen, Verhandlungen sind unzulässig (§ 15 Abs. 5 VgV): Was Sie angeboten haben, gilt. Im Verhandlungsverfahren wird dagegen ausdrücklich verhandelt (§ 17 Abs. 10 VgV). Genau deshalb sind Kalkulationsfehler im offenen Verfahren so schmerzhaft; nachverhandeln lässt sich nichts.

Zwei Fristen sind hier relevant. Die erste ist Ihre Bindefrist, also der Zeitraum, in dem Sie an Ihr Angebot gebunden sind. Bei EU-weiten Bauvergaben beträgt sie regelmäßig 60 Kalendertage (§ 10a EU Abs. 8 VOB/A); unterhalb der Schwellenwerte soll eine längere Bindefrist als 30 Kalendertage nur in begründeten Fällen festgelegt werden (§ 10 Abs. 4 VOB/A). Für Bauvergaben oberhalb der Schwellenwerte gilt seit dem 8. September 2026 eine neue VOB/A-Fassung, bekannt gemacht im Bundesanzeiger am 24. August 2026 — maßgeblich ist deshalb immer die Bindefrist, die im konkreten Verfahren angegeben ist.

Die zweite Frist trifft den Auftraggeber: Oberhalb der Schwellenwerte übermittelt er spätestens 30 Tage nach der Vergabe eine Vergabebekanntmachung mit den Ergebnissen des Vergabeverfahrens (§ 39 Abs. 1 VgV). Für Sie ist das eine Informationsquelle über den Ausgang des Verfahrens.

Der Zuschlag geht an einen anderen: Rüge und Nachprüfung

Zunächst: Fordern Sie eine Begründung an. Die Vorabinformation nennt bereits den Grund der Nichtberücksichtigung; darüber hinaus lohnt die Nachfrage, wie Ihr Angebot in den einzelnen Wertungskriterien abgeschnitten hat. Diese Information ist die beste Grundlage für das nächste Angebot.

Eine Einordnung vorweg, die Enttäuschungen erspart: Das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer gibt es nur oberhalb der EU-Schwellenwerte. Der vierte Teil des GWB, der den Vergaberechtsschutz regelt, gilt nur für Vergaben oberhalb der Schwellenwerte (§ 106 GWB). Unterschwellig führt der Weg in der Regel über die Zivilgerichte und die Aufsichtsbehörden.

Sehen Sie oberschwellig einen Vergaberechtsverstoß, ist der Weg zweistufig:

1. Rüge gegenüber dem Auftraggeber — in der Regel innerhalb von 10 Kalendertagen, nachdem Sie den Verstoß erkannt haben (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße, die bereits aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist gerügt werden (Nr. 2 und 3). Ohne rechtzeitige Rüge ist der spätere Nachprüfungsantrag in der Regel unzulässig.
2. Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer — hilft der Auftraggeber der Rüge nicht ab, ist der Antrag unzulässig, wenn er mehr als 15 Kalendertage nach Eingang dieser Mitteilung gestellt wird (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Die Wartefrist ist dabei nicht die Antragsfrist, sondern das Zeitfenster, in dem der Zuschlag noch nicht erteilt werden darf. Ist der Vertrag geschlossen, bleiben nur noch der enge Weg über § 135 GWB und Schadensersatz.

Rechtsschutz 2026: zwei Verschärfungen

Die erste ist seit Juli 2026 bekannt: Hat die Vergabekammer den Antrag auf Nachprüfung abgelehnt, hat die sofortige Beschwerde keine aufschiebende Wirkung gegenüber der Entscheidung der Vergabekammer (§ 173 Abs. 1 GWB). Die Gesetzesbegründung ordnet das ausdrücklich so ein, dass bereits die spezialisierten, gerichtsähnlich ausgestalteten Vergabekammern geprüft und das Vorbringen abgelehnt haben (BT-Drs. 21/1934).

Die zweite trifft Bieter praktisch härter und wird seltener erwähnt: Obsiegt der Auftraggeber vor der Vergabekammer, endet das Zuschlagsverbot bereits mit der Bekanntgabe der Entscheidung über den Nachprüfungsantrag (§ 169 Abs. 1 Satz 2 GWB). Wer vor der Vergabekammer verliert, muss also damit rechnen, dass der Zuschlag noch am selben Tag erteilt wird. Beides zusammen macht die erste Instanz zur entscheidenden — und frühes, präzises, gut dokumentiertes Rügen zum wichtigsten Werkzeug.

Dauer und Kosten eines Nachprüfungsverfahrens

Die Vergabekammer trifft und begründet ihre Entscheidung schriftlich oder elektronisch innerhalb von fünf Wochen ab Eingang des Antrags. Bei besonderen tatsächlichen oder rechtlichen Schwierigkeiten kann sie verlängern; dieser Zeitraum soll nicht länger als zwei Wochen dauern (§ 167 Abs. 1 GWB).

Die Gebühr beträgt mindestens 2.500 € und kann aus Gründen der Billigkeit bis auf ein Zehntel ermäßigt werden; die Regelobergrenze liegt bei 50.000 €, im Einzelfall bei 100.000 € (§ 182 GWB). Das sind gesetzliche Rahmenwerte und keine Kostenprognose für ein konkretes Verfahren — Anwalts- und Beteiligtenkosten kommen hinzu. Vor einem Nachprüfungsantrag lohnt sich anwaltlicher Rat, schon weil die Fristberechnung am Kenntniszeitpunkt und am Verfahrensverlauf hängt.

Wie lange dauert ein Vergabeverfahren? Was sich belegen lässt

Eine amtliche Statistik zur Dauer von Vergabeverfahren gibt es nicht — die Vergabestatistik des Bundes erfasst diesen Wert nicht. Belegbar sind die gesetzlichen Bausteine, und die lassen sich addieren:

• mindestens 35 Tage Angebotsfrist im offenen Verfahren, 30 Tage bei akzeptierter elektronischer Übermittlung (§ 15 Abs. 2 und 4 VgV)
• Prüfung und Wertung: die Unbekannte — hierfür gibt es keine gesetzliche Höchstdauer
• 15 bzw. 10 Kalendertage Wartefrist vor dem Zuschlag (§ 134 Abs. 2 GWB)
• bis zu 30 Tage nach der Vergabe bis zur Vergabebekanntmachung (§ 39 Abs. 1 VgV)

Gesamtdauern, die in Leitfäden kursieren, sind Erfahrungswerte ohne amtliche Datengrundlage. Planen Sie deshalb nicht mit einer Pauschalzahl, sondern mit dem Verfahrenskalender: Angebotsfrist plus offene Prüfzeit plus Wartefrist. Für den eigenen Aufwand liefert die Gesetzesbegründung immerhin einen Anhaltspunkt — rund 30 Minuten allein für die Angaben zu den Eignungsnachweisen, mit starken Schwankungen je nach Verfahren (BT-Drs. 21/1934).

Zur Einordnung des Marktes ein Blick in die amtliche Statistik: Für das Berichtsjahr 2024 weist die Vergabestatistik 199.334 gemeldete Vergaben mit einem Auftragsvolumen von 135,2 Mrd. € aus, davon 23.592 oberhalb der EU-Schwellenwerte. Erfasst sind dabei nur Vergaben ab der Meldeschwelle von 25.000 € netto, die seit dem 1. Juli 2026 bei 50.000 € liegt; alles darunter fehlt in der Statistik, und das Statistische Bundesamt weist selbst darauf hin, dass die Vollzähligkeit der Meldungen noch verbesserungsfähig ist. Auf ein oberschwelliges Verfahren bewerben sich nach dessen Erhebungen durchschnittlich fünf Unternehmen (BT-Drs. 21/1934).

Fünf Bewerber im Schnitt sind eine andere Ausgangslage als der offene Markt. Der Engpass ist häufig nicht die Zahl der Verfahren, sondern die Zeit zwischen Fund und Frist: Wer eine Ausschreibung zehn Tage vor Fristende entdeckt, hat die Wahl zwischen einem schnellen und einem guten Angebot.

Fazit: ein Prozess mit bekannten Regeln

Der Ablauf einer öffentlichen Ausschreibung ist kein Blackbox-Verfahren: Fristen stehen im Gesetz, Wertungskriterien und ihre Gewichtung spätestens in den Vergabeunterlagen, jede Entscheidung muss begründet werden, und gegen Verstöße gibt es oberschwellig einen geregelten Rechtsbehelf. Diese Transparenz ist der eigentliche Vorteil gegenüber dem privatwirtschaftlichen Vertrieb — vorausgesetzt, man nutzt sie.

Konkret heißt das: früh von passenden Verfahren erfahren, die Losaufteilung und die Wertungsmatrix ernst nehmen, formale Anforderungen mit einer Checkliste abarbeiten, Bieterfragen rechtzeitig stellen und bei erkennbaren Verstößen innerhalb der Rügefristen reagieren. Die 2026 in Kraft getretenen Erleichterungen bei den Eignungsnachweisen senken die Einstiegshürde; der Rechtsschutz ist im selben Zug enger geworden. Was Sie für die Teilnahme einmalig einrichten müssen, zeigt der Leitfaden für öffentliche Ausschreibungen anmelden.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die zum Zeitpunkt Ihres Verfahrens geltenden Vorschriften und die Bedingungen des konkreten Verfahrens.

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